Postfach vorsortieren
Eingehende Mails werden nach Thema und Dringlichkeit sortiert. Für Standardfragen liegt ein Antwortentwurf bereit, den Sie anpassen und abschicken.
Für Hausverwaltungen
Weniger Vorarbeit im Postfach, vollständige Schadensmeldungen
Mieteranfragen per Mail, Schadensmeldungen ohne Wohnungsnummer, Rückrufe, die liegen bleiben. Laut VDIV Branchenbarometer 2025 (öffnet in neuem Tab) berichten 70 % der Verwaltungen von Überlastung, KI nutzt bisher etwa jede fünfte.
Ich richte KI-Werkzeuge so ein, dass sie diese Vorarbeit übernehmen. Ihre Leute prüfen und geben frei. Nichts geht ohne Freigabe an Mieter, Eigentümer oder Handwerker raus.
Was ich einrichte
Schadensmeldungen aufnehmen
Ein Formular oder Chat fragt Adresse, Wohnung, Foto und Dringlichkeit ab und legt daraus einen vollständigen Vorgang an. Der Chat sagt zu Beginn, dass er eine KI ist.
Telefon außerhalb der Sprechzeiten
Ein Telefonassistent nimmt Anliegen auf und schickt Ihnen eine Notiz. Er sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist, und behauptet nie, ein Mensch zu sein.
Protokolle vorbereiten
Aus Ihren Stichpunkten zur Eigentümerversammlung entsteht ein Entwurf, den Sie überarbeiten.
Was davon bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. Dort zeige ich Ihnen auch eine Demo mit erfundenen Beispieldaten.
Wie ich das baue
- Notfälle wie Gasgeruch oder Wasserschaden erkennt eine feste Regel, unabhängig von der KI. Dann erscheint Ihre hinterlegte Sofort-Anweisung, und die KI schreibt in diesem Fall keine Antwort.
- Fragen zu Mietminderung, Kündigung oder Nebenkostenabrechnung beantwortet kein Assistent. Er leitet sie an Ihr Team weiter.
- Antwortentwürfe bleiben Entwürfe, bis jemand aus Ihrem Büro sie freigibt.
- Am Ende bekommen Sie eine Anleitung, damit Ihr Team den Ablauf ohne mich bedienen kann.
Datenschutz
Ich arbeite nur mit Diensten, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag möglich ist, bevorzugt mit Servern in der EU. Mit mir schließen Sie ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie bekommen eine Übersicht, welche Daten wohin gehen, für sich oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Rechtsberatung gehört nicht zu meinen Leistungen.
Was es kostet
Erstgespräch kostenlos. Prozess-Check 900 bis 2.000 €. Workflow-Pilot 1.900 €, für die ersten zwei Kunden 1.200 €. Telefon- oder Chat-Assistent 500 bis 800 € Einrichtung, dann 149 bis 199 € im Monat.